2,5 kilometer dossiers verhuizen van Justitiepaleis naar archiefdepot in Genk
ANTWERPEN – In de kelders van het Vlinderpaleis en het hof van beroep van Antwerpen bevinden zich vele kilometers aan gerechtelijke archieven. Het bewaren en het beheer ervan vergt veel plaats en tijd. Alleen al in 2023 werd er meer dan 200 ton aan archieven vernietigd in de provincie Antwerpen. In sommige archiefkelders zijn de voorbije jaren bovendien problemen ontstaan door schimmelvorming op dossiers. Dankzij publieke-private samenwerkingen, investeringen in het gerenoveerde gerechtsgebouw Britselei en het digitale strafdossier werd een toekomstvisie ontworpen voor de archieven van de Antwerpse justitie.
De bewaartermijnen van de archieven zijn afhankelijk van het type rechtbank. Bij correctionele zaken bedraagt die termijn bijvoorbeeld twintig jaar. Youston is een Genkse firma en een toonaangevende specialist in langdurige archiefopslag en archiefbeheer. De firma werkt onder meer samen met het ZNA, KBC en de NMBS. Om een oplossing te vinden voor het tekort aan archiefruimte in het Vlinderpaleis zal het Antwerpse parket nu meer dan 2,5 kilometer archieven door Youston laten inpakken en laten overbrengen naar de beveiligde en geconditioneerde archieven in Genk. De operatie zal twee à drie weken duren.
Door acuut plaatsgebrek in het gerechtsgebouw aan de Waalsekaai zijn de archieven van het hof van beroep verspreid geraakt over meerdere locaties in Antwerpen. In het kader van het renovatieproject van het gerechtsgebouw Britselei werd dan ook voldoende ruimte en moderne compactusarchieven voorzien in de behoefteplannen. In totaal is er plaats voor 9 750 lopende meter archief. In januari volgt een eerste verhuisbeweging van 1 225 lopende meter archieven vanuit het AMCA-gebouw van de FOD Financiën aan de Italiëlei naar de Britselei. Daarna zullen tijdens de effectieve verhuis van de diensten ook de archieven van de Waalsekaai verhuizen naar de Britselei.
In het Wetboek van Strafvordering worden nu bepaalde passages gewijzigd, zodat een strafdossier volledig digitaal kan worden opgesteld en bewaard, zonder dat daar nog papieren stukken aan te pas komen. Deze wettelijke aanpassingen, die momenteel worden besproken in de commissie Justitie van het federaal parlement, maken een digitaal archiefbeleid mogelijk en moeten ervoor zorgen dat er steeds meer dossiers digitaal worden opgeslagen en gearchiveerd. Zo zal er bij de hoven en rechtbanken, maar ook bij de parketten, minder nood zijn aan archiefruimte en manueel archiveerwerk. Naarmate de bewaartermijnen verstrijken, zullen er jaar na jaar bijkomende kilometers aan archief worden vernietigd en zal Justitie steeds minder papieren archief moeten bijhouden.
Paul Van Tigchelt (Open Vld): ‘Het beheren van al deze archieven kost enorm veel tijd en ruimte. Bovendien bestaan er her en der al veel langer problemen met onder meer schimmelvorming. Op zo’n omslachtige manier archiveren is niet meer van deze tijd en steeds minder te verantwoorden, zowel op vlak van personeelsinzet, een gezonde werkomgeving, een efficiënt gebouwenbeheer, onderhoudskosten en papierverbruik. Een efficiënte samenwerking met privébedrijven is evident op voorwaarde dat de hoogste eisen qua vertrouwelijkheid, beveiliging en infrastructuur worden gegarandeerd. Daarnaast creëren we dit jaar de mogelijkheid om dossiers enkel nog digitaal op te stellen en te bewaren, Op termijn zullen geen papieren dossiers meer in de kelders van de rechtbanken en hoven liggen.’
Pieter Vansynghel, Corporate Relations Youston: ‘Het is duidelijk dat het digitaliseringsproces binnen de rechterlijke macht nu in een stroomversnelling is gekomen. Dit zal ongetwijfeld de efficiëntie binnen Justitie een enorme boost kunnen geven. Als grootste Belgische digitaliseringsbedrijf, stellen we graag onze expertise en knowhow ter beschikking zodat we samen deze grote digitaliseringsomslag tot een succes kunnen maken.’
Sylvie MICHELE
Foto’s SM & Pinterest
